档案室如何盒号编写

问题描述

精选答案

起止件号：起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“—”号连接，如“16—32”。起止件号分为室编和馆编两栏，单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。档案盒封面填写。封面上应在已有的双横线下填写全宗名称，即立档单位机构名称，全宗名称必须是立档单位的全称或规范、通用的简称。档案盒盒脊项目填写。档案盒盒脊应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置各检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号和盒号等。采用竖式和横式两种档案盒时，竖式与横式格式基本一致。各项目的填写要求整齐、划一。具体填写要求如下：全宗号：全宗号栏内按同级档案馆给定的全宗号填写；暂未给定的可先空置；档案无需移交的可不填写。年度：年度栏内填写盒内文件的形成年度(4位数字横排)。保管期限：保管期限栏填写盒内文件所属保管期限，一般以汉字全称表示，如“永久”、“定期”。机构(问题)：机构(问题)栏填写分类方案中相应机构(问题)的类目名称；不按机构(问题)分类的单位，盒脊上可以不填写机构(问题)项。起止件号：起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“—”号连接，如“16—32”。起止件号分为室编和馆编两栏，单位在归档文件整理阶段只须填写室编件号。盒号：盒号是指档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。机关档案室原则上不编写盒号，若为便于统计、管理需要，也只能用铅笔编写。实际工作中，盒号的使用应以同级地方档案行政管理部门的要求为准。一般编制的方法是，分三类，永久、长期、短期（30年、10年）。分别从第一盒按小流水往下排就可以了，这样移交档案馆后也不会乱。

其他回答

林鹿心理

归档文件的最终归属是档案馆，而档案馆有不同于机关档案室管理的特点和要求。

例如从档案室管理来说，只须依靠盒脊上标注的起止件号就足以实现对档案实体的查找和定位。

但对于档案馆来说，由于档案盒数量庞大，因而更希望在起止件号外再编制一个盒号，使上架排列和查找目标更为明确。

设置盒号作为可选项目，主要是方便档案馆管理时进行档案盒排架、归位及统计等工作，这也是《归档文件整理规则》在简化机关档案室操作的同时，对档案馆管理需要的一种兼顾。

但盒号的作用应加以限制，不宜过分扩大。

比如在机关档案部门，要实现档案调出后的归位，依据起止件号就完全可以做到，而无须再编制盒号，否则会使档号章的尺寸和项目设置、归档文件目录的格式、盒号的编制方法等变得复杂而又繁琐，且不便于部门整理及随办随归。

《归档文件整理规则》中只在

"装盒

"环节将盒号作为必备项提出，其他环节不予提出正是出于此考虑。

这也是许多单位试点后得出的共识。

实际工作中，盒号的使用应以同级地方档案行政管理部门的要求为准。

一般编制的方法是，分三类，永久、长期、短期（30年、10年）分别从第一盒按小流水往下排就可以了，这样移交档案馆后也不会乱了。