会计凭证的装订有什么要求

会计凭证的装订有什么要求

会计凭证的装订是指把定期完毕的会计凭证按照编号顺序,外加封面、封底,装订成册,并在装订线上加贴封签.在封面上,应写明单位名称、年度、月份、记账凭证的种类、起讫日期、起讫号数以及记账凭证和原始凭证张数,并在封签处加盖会计主管的骑缝图章.如果采用单式记账凭证整理装订时,必须保持会计分录的完整,应按凭证号码顺序还原装订成册,不得按科目归类装订.对各种重要的原始单据以及各种需要随时查阅和退回的单据,应另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号. 一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档.

1、会计凭证装订前的准备工作

①分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;

②按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;

③摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小,且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;

④整理检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因.再检查附件有否漏缺,领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全;

⑤记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全.

2、如何正确处理记账凭证的附件

过宽过长的附件,应进行纵向和横向的折叠.折叠后的附件外形尺寸,不应长于或宽于记账凭证,同时还要便于翻阅;附件本身不必保留的部分可以裁掉,但不得因此影响原始凭证内容的完整.

过窄过短的附件,不能直接装订时,应进行必要的加工后再粘贴于特制的原始凭证粘贴纸上,然后再装订粘贴纸.原始凭证粘贴纸的外形尺寸应与记账凭证相同,纸上可先印一个合适的方框,各种不能直接装订的原始凭证,如汽车票、地铁车票、市内公共汽车票、火车票、出租车票等,都应按类别整齐地粘贴于粘贴纸的方框之内,不得超出.粘贴时应横向进行,从右至左,并应粘在原始凭证的左边,逐张左移,后一张右边压位前一张的左边,每张附件只粘左边的0.6~1厘米长,粘牢即可.粘好以后要捏住记账凭证的左上角向下抖几下,看是否有未粘住或未粘牢的.最后还要在粘贴单的空白处分别写出每一类原始凭证的张数、单价与总金额.

如:某人报销差旅费,报销单后面的粘贴单附有0.5元的市内公共汽车票20张,1元的公共汽车票12张,285元的火车票1张,869元的飞机票1张,就应分别在汽车票一类下面空白处注明0.5×20=10元,1×12=12元,在火车票一类下面空白处注明285×1=285元,在飞机票一类下面空白处注明869×1=869元.这样,万一将来原始凭证不慎失落,也很容易查明丢的是那一种票面的原始凭证,而且也为计算附件张数提供了方便.

3、会计凭证装订

会计凭证装订的要求是既要美观大方又要便于翻阅,所以在装订时要先设计好装订册数及每册的厚度.一般来说,一本凭证,厚度以1.5厘米至2.0厘米为宜,太厚了不便于翻阅核查,太薄时可用纸折一些三角形纸条,均匀地垫在此处,以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致.

有些会计在装订会计凭证时采用角订法,装订起来简单易行,这也很不错.它的具体操作步骤如下:

(1)封面和封底裁开,分别附在凭证前面和后面,再拿一张质地相同的纸,可以再找一张凭证封皮,以封面的宽为边长,叠成正方形,裁下多余部分,将正方形放在封面上角,做护角线.

(2)具体做法是,将正方形二次中分对折,形成四个相等的正方形,再将其中一个沿对角线对折(即折一个角),用胶水把该角黏贴在下面的封面上,用夹子夹住,用装订机在该角的45度分角线上分布均匀地打两个眼儿,注意不要打在、更不要超出折叠出的对角线上.

(3)大针引线绳穿过两个眼儿.如果没有针,可以将回形别针顺直,然后将两端折向同一个方向,将线绳从中穿过并夹紧,即可把线引过来,因为一般装订机打出的眼是可以穿过的.

(4)在凭证的背面打结.线绳最好把凭证两端也系上.

(5)将护角向左上侧折,并将一侧剪开至凭证的左上角,然后抹上胶水.

(6)向上折叠,并将侧面和背面的线绳扣粘死.

(7)待晾干后,在凭证本的背上面写上"某年某月第几册共几册"的字样.装订人在装订线封签处签名或盖章.现金凭证、银行凭证或转账凭证最好依次顺序编号,一个月从头编一次序号,如果单位的凭证少,可以全年顺序编号.